Questions fréquentes
Trouvez ici les réponses à toutes vos questions pour vous accompagner dans l'utilisation de ComptaSecure.
Aide et support à l'utilisation
Comment utiliser ComptaSecure ?
Ce rapide tuto vous permet de comprendre comment utiliser notre solution et quelles sont les principales fonctionnalités de ComptaSecure.
Comment m'inscrire sur ComptaSecure ?
Pour vous inscrire sur ComptaSecure, il vous suffit de créer gratuitement votre compte. Cette démarche se fait en quelques clics :
- Accéder à notre plateforme SaaS : ComptaSecure- Renseigner vos informations personnelles
- Accepter les CGU et la charte de confidentialité
- Cliquer sur le bouton Créer un compte
Une fois ces étapes passées, vous recevrez un mail de ComptaSecure pour vérifier votre adresse et finaliser la création de votre compte. Cliquer sur le lien présent dans ce mail.
Vous pouvez dès à présent bénéficier des fonctionnalités de notre plateforme et analyser vos FEC !
Comment souscrire à une offre ?
Pour souscrire à une offre ComptaSecure, c'est très simple : ajoutez le FEC importé au panier, puis sélectionnez l'analyse souhaitée. Laissez-vous guider grâce à ce court tutoriel :
Quelles sont les particularités de l'offre Conformité ?
Cette vidéo présente les particularités de l'offre Conformité de ComptaSecure qui vous permet de vérifier que votre FEC respecte les normes techniques, de format et de fond définies par l’administration !
Pour en savoir plus sur l'offre Conformité, visitez notre page dédiée.
Quelles sont les particularités de l'offre Diagnostic ?
Cette vidéo présente les particularités de l'offre Diagnostic de ComptaSecure qui vous permet de vous préparer à l'éventualité d'un contrôle fiscal en découvrant les points qui peuvent attirer l'attention du vérificateur !
Pour en savoir plus sur l'offre Diagnostic, visitez notre page dédiée.
Quelles sont les particularités de l'offre Cash ?
Cette vidéo présente les particularités de l'offre Cash de ComptaSecure qui vous permet de découvrir des sommes perdues dans votre comptabilité fournisseurs à partir du FEC !
Pour en savoir plus sur l'offre Cash, visitez notre page dédiée.
Comment créer et gérer des utilisateurs ?
Dans cette vidéo on vous explique comment créer et gérer les utilisateurs dans ComptaSecure :
Mes collaborateurs peuvent-ils utiliser ComptaSecure ?
Oui, tous vos collaborateurs peuvent accéder à ComptaSecure sans nombre limite d'utilisateurs dès que vous leur avez créé leurs accès. Ils devront alors valider leur adresse mail pour pouvoir accéder à la plateforme.
Peut-on travailler à plusieurs sur un même dossier ?
Oui, ComptaSecure est une solution collaborative.
Des utilisateurs peuvent travailler sur les mêmes analyses du FEC si ils en ont les droits.
Des zones sont réservées pour apposer des commentaires. Cet espace peut donc être utilisé par un collaborateur pour interpréter des résultats ou poser des questions à d'autres collaborateurs.
Je ne comprends pas un test, comment trouver son explication ?
Les explications des tests se trouvent dans les infobulles disponibles dans les points d'interrogation à côté de chaque test.
Pour afficher l'explication, il suffit de passer la souris au-dessus de ce point d'interrogation et la bulle apparaîtra.
Cette infobulle vous permet de comprendre l'objectif du test, ses enjeux avec un lien vers les textes de loi qui s'y rapportent et la description de ce que fait ComptaSecure pour répondre à ces enjeux !
Comment générer et personnaliser mon rapport ?
Lorsque vous générez votre rapport depuis l'onglet Mes Rapports, vous pouvez personnaliser ce dernier afin de n'avoir que les tests qui vous intéressent qui apparaissent, par exemple, si vous souhaitez ne faire apparaître que les tests présentant des Anomalies ou des Points à contrôler.
- Cliquer sur "Générer des rapports"
- Sélectionner le FEC dont vous souhaitez générer le rapport
- Sélectionner les tests que vous souhaitez faire apparaître dans votre rapport
- Choisir de filtrer par thème ou alors par type de résultats
- Renommer le Rapport
- Cliquer sur "Générer"
Comment accéder au rapport généré depuis ComptaSecure ?
Une fois que vous avez généré votre rapport depuis ComptaSecure, vous recevez un mail avec le rapport, vous pouvez également le télécharger depuis la plateforme en cliquant sur les trois points puis sur "Télécharger le rapport".
Il se trouvera ensuite sur votre poste dans vos dossiers "Téléchargements" dans votre explorateur de fichiers. Afin d'avoir accès à l'ensemble des fonctionnalités, il est nécessaire de dézipper le dossier.
Pour cela :
- Réaliser un clique droit sur le dossier
- Sélectionner "Extraire tout"
- Choisir une destination et cliquer sur "Extraire"
Vous pouvez alors vous rendre dans le dossier du rapport dézippé, ouvrir votre fichier Word et vous aurez accès aux annexes en cliquant sur les boutons verts de "Détail" et de "Synthèse".
N.B. : il ne faut pas séparer dans le dossier du rapport les "annexes" du fichier Word sinon les liens entre le Word et les Excel ne fonctionneront plus.
Ergonomie et performance
Puis-je intégrer ComptaSecure à mes outils comptables ?
ComptaSecure peut être intégré à vos outils comptables.
Plusieurs partenariats avec des éditeurs sont en développement, vous pouvez nous contacter afin de vérifier si votre outil comptable est concerné !
En combien de temps est analysé mon FEC ?
A titre informatif, 1 million de lignes sont analysées en 40 minutes et un FEC de 100 000 lignes en 15 minutes.
Vous pouvez importer plusieurs FEC en parallèle, selon les CGU (Conditions Générales d'Utilisation) ou CPU (Conditions Particulières d'Utilisation) présentes dans votre contrat.
Dans ce cas, à titre informatif, 100 FEC de moins de 20 000 lignes sont analysés en 1 heure.
Comment créer un dossier dans ma bibliothèque de FEC ?
Une fois que vous avez importé des FEC, vous pouvez les classifier dans votre bibliothèque depuis l'onglet Mes FEC.
Pour créer un dossier, dans la partie de gauche :
- Cliquer sur les 3 points à côtés du dossier Mes FEC
- Cliquer sur "Créer" pour créer un nouveau dossier, par exemple "2024" pour classifier vos FEC de l'année 2024
- Nommer votre dossier et cliquer sur "Valider"
Quelle est la volumétrie maximale que je puisse analyser ?
Existe-t-il une limite au nombre de FEC que l'on peut analyser ?
Le nombre limite de FEC que vous pouvez analyser dépend de votre contrat. Néanmoins, il vous est possible de dépasser le volume souscrit sur la période (surconsommation) : les FEC complémentaires analysés seront facturés en fin de contrat.
A noter : pour les offres EC/CAC, vous pouvez analyser jusqu'à 15 fois un même FEC (même numéro SIREN et même année d'exercice) sans que cela n'impacte votre consommation globale.
Combien de FEC peut-on importer en parallèle ?
Le nombre de FEC que vous pouvez importer en parallèle sur ComptaSecure dépend de l'offre à laquelle vous avez souscrite au moment de votre signature de nos CGU (Conditions Générales d'Utilisation) ou de nos CPU (Conditions Particulières d'Utilisation) :
- Offre EC/CAC, vous pouvez importer jusqu'à 1 000 FEC en même temps sur ComptaSecure.- Offre Grande Entreprise, vous pouvez importer jusqu'à 10 FEC en parallèle.
- Offre Premium, vous pouvez importer 100 FEC en même temps.
- Offre Freemium, vous pouvez importer vos FEC un par un sur ComptaSecure.
ECF pour expert-comptable
Comment utiliser ComptaSecure dans le cadre de l'ECF ?
Cette vidéo vous permet de mieux utiliser ComptaSecure pour répondre aux points liés à l'Examen de Conformité Fiscale et remplir votre compte-rendu de mission.
Ainsi, en réalisant vos ECF avec ComptaSecure, vous pouvez filtrer les contrôles relatifs à chaque point du chemin d'audit pour travailler directement depuis l'interface sur les points 1, 2, 6, 7, 8, 9 et 10.
Egalement, lorsque vous réalisez un ECF avec ComptaSecure, vous avez accès au CRM directement depuis l'interface. Celui-ci se pré-remplit automatiquement avec :
- Certaines informations disponibles dans le FEC (SIREN, dates d'exercice, etc.)
- Les conclusions générées automatiquement par ComptaSecure sur les points 1 et 2
Pour les points 3 à 10, vous pouvez y répondre toujours depuis ComptaSecure, en vous aidant des éléments de réponses apportés par ComptaSecure. Vous pouvez ensuite télécharger le CRM au format PDF.
Quand et comment l'expert-comptable doit réaliser une mission d'ECF ?
L'entreprise doit cocher dans sa déclaration de résultat la case afférente à l'Examen de Conformité Fiscale et indiquer le nom du prestataire (expert-comptable) qui l'accompagnera.
L'ECF se traduit par un Compte Rendu de Mission (CRM) retraçant les travaux réalisés sur les 10 points du chemin d'audit fiscal. Ce CRM est transmis à l'administration fiscale dans les 6 mois du dépôt de la liasse fiscale. Par exemple, une entreprise dont la clôture est le 31/12/2020, dépose leur liasse fiscale le deuxième jour ouvré suivant le 01/05/2021 et donc doit transmettre son CRM au plus tard le 31/10/2021.
Un ECF peut être réalisé au titre de chaque exercice clos à compter du 31/12/2020 et ne porte que sur un seul exercice.
Enfin, même s'il est porté mention d'un ECF dans la liasse fiscale, l'expert-comptable peut ne rendre aucune conclusion. Dans ce cas, une lettre d'absence de conclusion d'ECF est transmise à l'administration.
Comment générer et transmettre mon CRM ?
Depuis ComptaSecure, vous pouvez rédiger le Compte Rendu de Mission lié à l'ECF. Le CRM se trouve dans la catégorie Synthèse : "ECF - Compte rendu de mission". Vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur Cerfa.
Un onglet de Synthèse s'ouvre et va vous permettre de remplir votre CRM. Certaines informations déjà disponibles dans votre FEC ainsi que les conclusions des points 1 et 2 ont été automatiquement renseignées par ComptaSecure.
Une fois votre CRM finalisé, vous pouvez le télécharger au format PDF ou le générer au format EDI pour le télétransmettre à l'Administration.
Informations légales et sécurité
Est-il possible de se connecter en SSO ?
A date, il n'est pas possible de se connecter en SSO sur ComptaSecure !
Est-il possible d'utiliser ComptaSecure comme coffre fort ?
Quelle est votre politique en termes de protection des données ?
Retrouvez notre politique de protection des données en suivant ce lien.
Où sont hébergés vos serveurs ?
Les données détenues par ComptaSecure sont stockées de manière chiffrée sur les serveurs AWS d’Amazon et Microsoft Azure, tous les deux situés exclusivement en France.
Ces plateformes d’hébergement sont certifiées ISO 27001 :2013, 27017 :2015, 27018 :2019 et 9001 :2015.
Les données clients sont historisées pendant une durée de 90 jours avec possibilité de restauration à la demande.
Les données d'analyses métiers sont sauvegardées toutes les nuits avec une rétention de 7 jours.
Combien de temps sont stockés les FEC sur vos serveurs ?
Vous bénéficiez d’une durée de stockage de vos FEC sur ComptaSecure de 2 ans à partir de la date d'analyse. Passé cette période, vos FEC seront supprimés de notre plateforme.
Cette durée de stockage peut être négociée à travers des CPU (Conditions Particulières d'Utilisation).
Compréhension des tests
Comment identifier des schémas comptables inhabituels avec ComptaSecure ?
ComptaSecure restitue les schémas d'écritures de votre FEC et vous permet ainsi de repérer des schémas comptables anormaux.
ComptaSecure identifie l’ensemble des schémas d’écritures présents dans votre FEC, c’est-à-dire toutes les combinaisons de comptes abrégés (3 premiers chiffres de chaque N° Compte) qui forment ses écritures, et les restituent sous forme de tableau de synthèse. Celui-ci indique pour chaque schéma comptable :
- le nombre d’écritures obéissant à ce schéma,
- le montant impacté au débit,
- la répartition de ces schémas par journal.
Cette synthèse vous permet de :
- Repérer les schémas d’écritures peu utilisés dans votre FEC afin de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur de comptabilisation : la colonne « Nbr total d’écritures » permet de voir le nombre d’occurrences d’un schéma d’écritures dans votre FEC.
- Repérer les schémas d’écritures rares au sein de chaque journal, qui peuvent constituer des anomalies : ComptaSecure calcule les statistiques d’occurrence de tous les schémas comptables au sein de chaque journal. Un schéma d’écriture ayant des statistiques très basses dans un journal peut être intéressant à analyser. Le seuil d’occurrence à partir duquel une investigation devrait être menée reste à votre appréciation.
- Repérer les schémas d’écritures douteux :
- Certains schémas d’écritures peuvent alerter sur un risque d’erreur de comptabilisation voire de fraude.
- Une écriture entre un compte de banque (#512) et un compte de charges (#6) ou de produits (#7), qui ne transite pas par un compte de tiers et ne correspond pas à des intérêts bancaires, mériterait d’être investiguée, le paiement d’un fournisseur devant normalement passer par un compte tiers.
- En listant tous les schémas comptables présents dans votre FEC, ComptaSecure vous permet de repérer en un coup d’œil ceux qu'il serait pertinent d'investiguer mais également ceux qui ne devraient pas exister : par exemple des écritures de banque ne passant pas par un journal de banque ou encore des écritures de stock (#3) qui viendraient contrepasser des écritures de banque (#512).
- Obtenir des détails concernant les schémas que vous souhaitez investiguer : En cliquant sur le schéma qui vous intéresse, vous accédez au détail de toutes les écritures qui lui obéissent.
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